10 Fehler, die Sie bei einem BI-System vermeiden können

Business Intelligence: Tipps vom Experten

In der Vergangenheit hatten nicht alle BI-Projekte den erhofften, erwarteten bzw. gewünschten Erfolg. Warum ist das so? Nachfolgend haben wir unsere Erfahrungen für Sie recherchiert und relevante Fehler zusammengetragen.

Unzureichende Definition der Anforderungen

Die Wichtigkeit eines Berichtswesens und die daraus resultierende Analyse der Daten wird schon heute von den Unternehmen wahrgenommen. Beim Aufbau eines Business Intelligence Systems gilt es nun festzulegen, welche betrieblichen Kennzahlen relevant sind. Dabei wird allerdings oft der Fehler gemacht, sich auf vorhandene Kennzahlen zu beschränken. Daher ist es nicht verwunderlich, wenn das neue BI-System kaum besser ist als die Excel Auswertungen, die zuvor gemacht wurden.

Bevor eine allgemeingültige Wahrheit angestrebt wird, sollte es eine einheitliche Definition der Kennzahlen geben. In einigen Unternehmen haben selbst einzelne Abteilungen unterschiedliche Vorstellungen darüber, wie Umsatz definiert wird. Solch unterschiedlich definierte Kennzahlen dürfen nicht ungeprüft ins System einfließen, da hier die Gefahr von Fehlentscheidungen aufgrund unzureichender oder falscher Daten besteht.

Zu späte Einbindung der EndanwenderInnen

Die Fachbereiche sind die BenutzerInnen eines BI-Projektes. Daher ist darauf zu achten, die Fachbereiche möglichst frühzeitig in das Projekt einzubinden. Damit wird die Akzeptanz des Projekts und des Systems gewährleistet. Ein BI-System wird nicht zum Selbstzweck realisiert - es muss den Fachbereichen und dem Unternehmen Nutzen bringen. Achten Sie darauf, dass erste fertiggestellte Module möglichst rasch von den Fachbereichen eingesetzt werden.

Durch die frühzeitige Einbindung der AnwenderInnen in Projektteams erkennen diese den Mehrwert des Systems.

Falsche oder fehlende Daten

Mangelnde Datenqualität stellt viele BI-Projekte vor massive Probleme. Klären Sie die Qualität der Daten im Vorfeld ab. Es kann kaum Schlimmeres passieren, als dass sich massive Schwächen in der Datenqualität erst in der Praxis zeigen.

Datenqualitätsprobleme gibt es überall und deren Effekt auf BI-Projekte kann entscheidend sein. AnwenderInnen werden sich nicht auf BI verlassen, wenn sie merken, dass die Daten veraltet oder unzuverlässig sind. Hier können nur automatisierte Prozesse helfen, die die Daten schon bei der Eingabe ins System daraufhin überprüfen, ob sie relevant und zuverlässig sind.

Zu lange keine vorzeigbaren Ergebnisse

Teilen Sie das Gesamtprojekt in kleine Teilthemen. Diese können Sie Schritt für Schritt produktiv setzen. Die Fachbereiche können so das System frühzeitig einsetzen, erkennen schon bald den Nutzen und können auch noch Ideen einbringen. Dies alles steigert die Akzeptanz des Systems.

Gerade agile Entwicklungsmethoden unterstützen dieses Vorgehen - effizientes schnelles Entwickeln wird dadurch gewährleistet.

Fehlendes Change-Management

Jede Entwicklung eines BI-Systems ist laufenden Änderungen und Anpassungen ursprünglicher Ziele und Anforderungen unterworfen. In einem Change Management ist festgelegt, wie neue Anforderungen in ein Projekt eingeführt werden. Dies erspart zusätzlichen Aufwand und Projektverschiebungen.

Gesetzliche Anforderungen werden nicht berücksichtigt

Es gibt immer mehr Vorschriften, Gesetze und Regeln, welche beim Umgang mit Daten berücksichtigt werden müssen. Achten Sie auf Datenschutzanforderungen, Complience Regeln und bestehende Sicherheitsrichtlinien. Überlegen Sie gut, wie Sie zukünftige Regelungen rasch und unkompliziert einbauen.

Schlechte Dokumentation

Achten Sie auf gute, ausreichende Dokumentation der Systeme und Prozesse. Schlechte Dokumentationen erschweren Abstimmungen mit anderen Systemen, die Integration von neuen Daten und das Erkennen von relevanten Zusammenhängen. Der Mehraufwand zur Beseitigung dieser Probleme übersteigt jenen für eine gute Dokumentation bei weitem.

Falsche Dimensionierung der Ressourcen

Ein zu großes System verursacht beträchtliche und überflüssige Kosten. Ein zu kleines System führt zu mangelnder Performance und Unzufriedenheit der AnwenderInnen. Wägen Sie genau ab, wie groß Ihr System sein soll und wohin es sich entwickeln wird.

„Das haben wir immer so gemacht“

MitarbeiterInnen müssen von einem neuen System überzeugt werden. Gewohnheiten haben sich manifestiert und Veränderungen fallen schwer. Legen Sie Wert auf ausreichende und gute Schulung Ihrer AnwenderInnen. Die AnwenderInnen werden es Ihnen mit einer hohen Akzeptanz des BI-Systems danken.

Zu geringes Budget

Ein gutes BI-System kostet unbestritten Geld. Aufgrund falscher Sparsamkeit verzichten Unternehmen oft auf entscheidende Funktionalitäten und die Einbindung wichtiger weiterer Datenquellen. Eine erste einfache Möglichkeit, Budget einzusparen, wäre zum Beispiel der Einsatz von geeigneten Open-Source-Produkten.

Der erste, wichtigste Schritt, um ein gutes, funktionierendes BI-System zu schaffen, ist die Planung und Konzeption. Damit können Sie essentielle Fehler vermeiden. Gute Konzepte gewährleisten den Erfolg.

Planen Sie die Einführung eines neuen BI-Systems? Wir unterstützen Sie gerne dabei und helfen Ihnen diese Fehler zu vermeiden.

Autor: Johannes Hiebl

Jetzt Anfragen!