solvistas und die Suche nach einem DMS

Wissen ist Macht – dies erkannte schon Francis Bacon im 15. Jahrhundert. Wissen zu generieren benötigt Zeit, Wissen zu erhalten und zu teilen ebenfalls. Um aber auch diese Zeit effizient zu nutzen, hat solvistas ein Dokumentenmanagemensystem (DMS) eingeführt und die Erfolge sind überzeugend. Die Hauptargumente für ein DMS sieht Bettina Hagler-Roittner, Leiterin der HR Abteilung, vor allem in der effizienteren Arbeitsgestaltung. Diese beinhaltet vor allem die Wissensteilung und –dokumentation in Form eines zentralen Informationspunktes. Das bedeutet, dass auch unsere Außendienstmitarbeiter immer auf dem neuesten Stand des Wissens sind.

Die Rationalisierung der Ablage oder die einfache Beschlagwortung für die Suche waren weitere Anforderungen, die sich erfolgreich umsetzen ließen.

Dies alles zeigt sich vor allem in einer erhöhten Entscheidungs- und Handlungsgeschwindigkeit der Verwender und Verwenderinnen. Was also zu Beginn an Zeit für die Einführung benötigt wird, wird am Ende an Zeit eingespart. Klingt überzeugend, finden Sie nicht?

Nun aber zu den eher „technischen“ Anforderungen, die von Confluence (WIKI) und Alfresco (DMS) erfüllt wurden.

So gibt es einen Einstiegspunkt im WIKI für beide Tools (Confluence und Alfresco) über einen solvistas-workspace. Dieser beinhaltet eine Suchmöglichkeit quer durch alle Inhalte und auch innerhalb von Dokumenten. Die Suche sollte sich also nicht nur auf das WIKI beziehen sondern auch auf das DMS und in weiterer Folge auch auf andere Systeme.

Neben dem solvistas Workspace sollte jede/r MitarbeiterIn auch einen privaten workspace definieren können, um eigene Dokumente zu speichern.

Es ist die Möglichkeit gegeben, bestimmte Inhaltsgebiete zu abonnieren. Die AbonnentInnen erhalten Benachrichtigungsmails, wenn neue Inhalte hinzugefügt werden.

Für jedes Wissensgebiet gibt es eine/n Verantwortliche/n, die/der regelmäßig die Inhalte ordnet und daher weiß, welche Inhalte gespeichert sind. Später könnte diese/r auch über neue Inhalte entscheiden, wobei das am Beginn noch nicht notwendig sein sollte. Somit wird eine uneingeschränkte Nutzung gewährleistet.

Ein entscheidender Punkt für solvistas war die Migration von bestehenden Einträgen und Dokumenten aus dem „alten“ WIKI und DMS.

Löblich beim DMS ist der Preis: Alfresco ist in der Community Edition gratis.

Weitere Kriterien von solvistas waren eine LDAP Anbindung (dient der Authentifizierung) und eine Workflow Unterstützung. Beides war vorhanden und Workflows können auch von solvistas selbst entwickelt werden. Die Suche nach Dokumenten innerhalb des DMS wird ebenfalls erfüllt.

Das DMS bietet großen Nutzen bei überschaubarem Aufwand – fragen Sie unsere Experten (wm(at)solvistas.com).

 

Das solvistas „WM-Team“.