BM.I Dolmetscherregister (DMR)
Herausforderung
Die Abwicklung von Asyl-Anträgen und die damit verbundenen Gespräche erfordern den Einsatz von immer mehr Dolmetschern für die verschiedensten Sprachen. Zu Beginn des Projektes wurden österreichweit mehrere Excel-Dokumente verwendet, mit denen verfügbare Dolmetscher und deren Kontaktdaten aufgelistet wurden. Die Aktualisierung, der Zugriff sowie die Bewertung der Dolmetscher sind in dieser Form schwierig. Auch die Abrechnung und die Kontrolle, ob Zeitpunkt, Dauer und Tarif korrekt angegeben wurden, waren vor dem Einsatz der digitalen Lösung kaum möglich.
Lösungsansatz/Vorgehen
Nach Erhebung der wesentlichen Anforderungen der verschiedenen Abteilungen im BM.I und den Landespolizeidirektionen der Bundesländer erfolgte die Umsetzung in Form der zentralen Web-Applikation DMR. Mit DMR wird die Erfassung der Dolmetscher, aller erforderlichen Stammdaten und die Abwicklung der Dolmetscher-Einsätze (Genehmigungs-, Terminvereinbarungs-, Bestätigungs-Workflows) bis hin zur papierlosen Abrechnung und Überleitung zu Verbuchung und Zahlung via SAP digitalisiert und die Anwendung optimal auf die Kundenbedürfnisse zugeschnitten.
Mit der COVID-19 Pandemie kam verstärkt der Bedarf Remote-Dolmetscher-Leistungen zu unterstützen und mit dem System zu kombinieren. Durch die Implementierung eines VC-Ressourcenplanung-Services wurden die vorhandenen Videokonferenzsysteme eingebunden und eine behördenübergreifende Buchung von Videokonferenzsessions ermöglicht.
Die Auswertung der neuen Daten erfolgt je nach Bedarf über verschiedene BI-Systeme im BM.I-Berichtswesen (z.B. mit SAS-VA), damit etwa der Bedarf an Dolmetschern für bestimmte Sprachen oder die regionale Verteilung der eingesetzten Dolmetscher ersichtlich wird.
Nutzen/Mehrwert
- Digitalisierung ermöglicht die zentrale Verwaltung sämtlicher Daten rund um das Dolmetscherwesen
- Orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf die aktuellen Daten mit verschiedensten Geräten. Auch Polizistinnen und Polizisten im Einsatz nutzen die Lösung per Smartphone für Dometscheranfragen.
- Verbesserte Qualität der Daten aufgrund von Eingangs-Prüfungen durch DMR
- Optimierter Ablauf und einfache Kontrolle der Abwicklung der Dolmetscher-Einsätze durch rollenbasierte Workflows von der Planung bis zur Abrechnung.
Verwendete Tools und Technologien
- Java
- Angular
- Spring
- Tomcat
- Auswertungen: SAS Visual Analytics
- Datenbank: PostgreSQL
