BM.I Dolmetscher Management Register
Eine österreichweite Anwendung für das Bundesministerium für Inneres
In den letzten Jahren hat unser Digitalisierungs-Team – in Zusammenarbeit mit dem BM.I – ein erfolgreiches Projekt realisiert. Wir freuen uns, dieses hier vorstellen zu dürfen:
Seit 2015 sind Dolmetscher für das Innenministerium und den Polizeidienst noch relevanter geworden. Die Abwicklung von Geschäftsfällen erfordern den Einsatz von immer mehr Dolmetschern für die verschiedensten Sprachen.
Anfang 2019 wurde hierfür ein Projekt mit dem BM.I gestartet, um es den Beamt*innen sowohl im BM.I und auch in den Landespolizeidirektionen (LPD) einfacher zu machen, gut ausgebildete und zugelassene Dolmetscher für die benötigten Sprachen zu finden.
Vor Beginn des Projektes mussten österreichweit zahlreiche Excel-Dokumente, in welchen verfügbare Dolmetscher und deren Kontaktdaten aufgelistet waren, abgeglichen werden. Die Aktualisierung, der Zugriff sowie die Bewertung der Dolmetscher*innen war in dieser Form schwierig und zeitaufwändig.
Auch die Abrechnung und die Kontrolle der Einsätze in Bezug auf Zeitpunkt, Ort, Dauer und Tarif war kaum möglich und manuelle Korrekturen standen an der Tagesordnung.
Mit dem Ziel, eine Webapplikation zu entwickeln, um die Administration der Dolmetscher österreichweit zu vereinheitlichen und damit auch die Suche nach zertifizierten Dolmetschern zu erleichtern, starteten wir unser Projekt. In weiterer Folge wurde auch der komplette Rechnungslegungs-Workflow inklusive automatisierter Erstellung von Gebührennoten und Abrechnung mittels eRechnung umgesetzt.
Im Frühjahr 2020 wurde das DMR österreichweit ausgerollt und seit Sommer 2020 sind alle neun LPDs an das System angebunden.
Die Corona-Krise ist natürlich auch am DMR nicht spurlos vorbeigegangen. Aufgrund der Lockdowns und der starken Restriktionen bezüglich Personenzahl, Abstand und Reisen wurde von uns kurzfristig eine Video-Conferencing-Booking-Lösung eingebaut, mit der Dolmetscher für Online-Meetings gebucht werden können. Da sich die Webapplikation bisher äußerst gut bewährt, gibt es von Seiten des BM.I. Überlegungen, das Dolmetscher Register für weitere staatliche Organisationen zugänglich zu machen.
Autorin: Sophie Brückl
