Several tips for fully remote working and counter social distancing
Es war ein Tag im Februar, wo wieder ein Redaktionsmeeting für unseren Blog anstand. Wir beschlossen kurzerhand, dass unter anderem ein Artikel über remote-work von Interesse sein könnte. Zu dieser Zeit dachte man bei dem Wort „Corona“ noch an Bier. An das gute mexikanische helle Maisbier mit einer Scheibe Limette, die vor dem ersten Schluck im Flaschenhals verschwand.
Der Corona Virus war zwar schon lange präsent, aber noch nicht in unserer Wahrnehmung als Virus verankert, geschweige denn als Pandemie. Doch das sollte sich bald ändern.
Damals meldete ich mich als Autorin für den Blogartikel und hatte noch keine Ahnung, welche Ausmaße das Arbeiten von Zuhause annehmen würde…
Meine Gedanken gingen damals in Richtung Befragung der KollegInnen, um daraus einen Artikel mit guten Tipps zu schreiben. Meine KollegInnen sind in Linz auf zwei solvistas Standorte verteilt, neben Wien und Hamburg. Sehr viele arbeiten auch vor Ort bei unseren Kunden. Wir sind also örtlich gut verteilt, was viel Input für den Artikel liefern sollte.
Home-Office Woche drei
Nun befinden wir uns in der dritten Woche Home-Office. Inzwischen ist auch jedem von uns bewusst geworden, dass ein Tag von zuhause arbeiten eindeutig nicht dasselbe ist, wie fünf Tage remote-work. Dann gibt es noch andere „Spielformen“ von remote work, wie ich eingangs erwähnt habe. Aber all diese Varianten sind nicht zu vergleichen mit dem jetzigen Zustand des Seins und Tuns. Bei uns arbeiten alle im Home-Office, also im eigenen Heim, isoliert von allen anderen Kollegen. Und da geht es eigentlich nur mehr um eines: „How to rock remote work?“, „How to counter social distancing?“, „How to stay connected“.
Mit diesen Fragen haben wir uns in den letzten beiden Wochen intensiv auseinandergesetzt. Nun möchten wir euch unsere Tipps geben und erzählen, wie das bei uns umgesetzt wird.
Unsere Tipps für euch
Remote Teams: Frühere Dailies müssen wir nun online machen. Als Data Science Firma sind wir dafür mit Tools gut ausgerüstet. Wir verwenden aktuell Google Meet für unsere Teammeetings. Nun ist die Situation optimal, wie aus dem Bilderbuch eigentlich, denn jede/r TeilnehmerIn ist in einem eigenen Raum, wodurch keine leisen Nebengespräche zwischen SitznachbarInnen mehr möglich sind. Auch verwenden alle die Laptop Kamera. Sind nämlich Video-Kameras im Raum installiert, so wirken die Personen oft gelangweilt, das passiert nun nicht mehr.
Wichtig ist uns, dass die Gesichter der Personen gut ausgeleuchtet sind. So erkennt man leichter Mimiken, was einen beim Einschätzen des Gegenübers hilft. Und auch, wenn das Gegenüber plötzlich lächelt und dies nicht zur Situation passt – dann liest es nebenbei z. B. Chat-Nachrichten, das fällt jetzt ganz besonders auf 😉.
Tools für virtuelle Meetings – Stay connected
Insgesamt gibt es für diese virtuellen Team-Meetings viele gute Tools, wie auch Go-to-Meeting, Skype oder Zoom. Allerdings habe ich soeben eine Meldung im Standard gelesen, dass Zoom Datenschutz- und Sicherheitslücken hat, z. B. SpaceX und die NASA verbieten die Verwendung. Auf Nachfrage in unserer IT-Abteilung wird mir das bestätigt, dies sei der Grund, weshalb wir Google Meet und Go-To-Meeting verwenden würden.
Ein weiteres wichtiges Detail für die Gesundheit stellt der Arbeitssessel dar. Erst gestern erzählte mir ein Kollege, dass er aufgrund von Rückenschmerzen kurzerhand ins Büro fuhr, um sich seinen ergonomischen Schreibtischstuhl zu holen. Im Home-Office benötigt man nicht viel, etwa einen Tisch, einen Stuhl, Kopfhörer für Videokonferenzen, eine Lampe, um das Gesicht während einer Konferenz damit zu erleuchten – Dinge, die jeder zuhause hat. Laptop, Handy, Bildschirm, Tastatur und Maus haben sich viele mitgenommen und zuhause ein echtes Bürozimmer eingerichtet.
Was ich gelernt habe, ist, mir täglich einen Arbeitsplan zu erstellen. Dieser enthält die Anzahl der gearbeiteten Stunden und auch meiner Pausen. Das ist wichtig, um Arbeits- und Freizeit nicht zu vermischen, denn der Mensch benötigt seine Pausen, um sich erholen zu können.
Google Chat verwenden wir, um Dinge zu diskutieren, also für den kurzen „finishing move“. Manche schreiben lieber, andere wiederum hängen sich in ein Google Meet, um den Sachverhalt face-to-face auszudiskutieren. Es werden auch Chatrooms verwendet, wo wir wichtige Dinge in einer Gruppe klären können oder einfach nur „random conversations“ entstehen dürfen. Also jene Gespräche, die wir im Office in der Küche beim Kaffee holen führten.
Soziale Kontakte – Stay connected
Für die Aufrechterhaltung der sozialen Kontakte haben wir WhatsApp in Verwendung, teilweise wird natürlich auch der Chat dafür verwendet. solvistas hält zusammen! Wir haben sofort verschiedene WhatsApp Gruppen gegründet, um privat weiterhin miteinander in Kontakt zu bleiben. Im „Flurfunk“, einer WhatsApp-Gruppe in der alle solvistInnen teilnehmen, geht es um den sozialen Austausch allseits beliebter Themen, darum Leichtigkeit und Spaß weiter leben zu lassen und das Gefühl der „solvistification“ weiter leben zu können. Parallel dazu wurde der Ruf nach Bewegung laut. Eine Mitarbeiterin ist in ihrem zweiten Job Fitness-Trainerin. Sie unterstützt uns nun online, fit zu bleiben. Sie stellt jeden Tag in die „solvistas goes sportlich“ -Gruppe je eine Übung mit kurzer Beschreibung, Bild oder kurzer Videoaufnahme. Auch das lebten wir oft gemeinsam im Büro, indem wir zu einem bestimmten Zeitpunkt regelmäßig Übungen machten.
Als weitere Gruppe kristallisierte sich sehr schnell „solvistas kocht“ heraus. Hier fotografieren wir unsere Speisen und holen uns Tipps für Kochideen von KollegInnen. Höhepunkt sind aber die täglichen Koch-Videos, die einer unserer Geschäftsführer mit seinen Kindern dreht. Einfach lustig, erheiternd mit Tipps und Tricks.
Bei uns gab es schon seit langem einen Stammtisch. Dieser fand einmal pro Monat statt. Nun wird dieser Stammtisch ins virtuelle Netz verlagert. Der erste Termin steht an mit dem Spiel „Wer bin ich?“. Gleichzeitig ruft ein anderer Kollege zur wöchentlichen solvistas scribble Runde im gleichnamigen Chatroom auf.
Fazit
Ich muss ehrlich sagen, bei uns ist es nicht schwierig seine Sichtbarkeit aufrecht zu erhalten. Natürlich kann man nicht überall mitmachen, schon gar nicht als Elternteil, doch mein Fazit ist, dass es gerade im Home-Office wichtig ist, seine Sichtbarkeit (stay connected) zu zeigen, egal ob über einen Blogartikel, der regelmäßigen Dokumentation in ein Wissensmanagementsystem oder über die Teilnahme in einem Chatroom. Wir halten einfach zusammen! Sogar unsere Kollegin, die Urlaub in Australien machte, hielt uns am Laufenden. Inzwischen ist sie mit dem AUA Rekordflug wieder sicher in Österreich gelandet 😊.
Zum Abschluss hier noch meine persönlichen Tipps, um erfolgreich im Home-office zu arbeiten – stay connected:
- Fokussierung auf das Gespräch und Nebentätigkeiten sein zu lassen
- Keine Avatar Fotos mehr verwenden als Profilbild, echte freundliche Gesichter sind jetzt angesagt, wenn man sich schon so selten und nur über Videokonferenzen sieht.
- „emojis matter“: diese drücken Gefühle aus, die der Konversation zusätzlich etwas mitteilen.
- Vor Beantwortung von Kommentaren versuchen, sich in das Gegenüber hineinzuversetzen, sozusagen die „Code Review Etiquette“ zu beachten.